هر فرد یا شرکتی که بخواهد وارد معامله با دولت شود و کالا یا خدمتی را برای دولت تهیه کند باید از مرحله مناقصه عبور کند؛ بنابراین بجز در برخی موارد استثنایی، مناقصه تنها راه باز و قابل دسترس برای اشخاص حقیقی و حقوقی برای قرارداد بستن با دولت است؛ راهی که به دلیل وجود قوانین و مقررات متعدد و پیچیده گاهی بسیار صعب‌العبور و پرپیچ‌وخم می‌شود.
در ادامه به بررسی بایدها و نبایدهای حاکم بر مناقصه‌ها می‌پردازیم
مفهوم مناقصه
مناقصه را باید قالبی برای انعقاد قرارداد با دولت بدانیم که هدف از آن حفظ منافع دولت به عنوان مسئول نگهداری اموال عمومی است. از سوی دیگر فرایندی را که دولت برای ایجاد رقابت بین تأمین‌کنندگان کالا یا ارائه‌دهندگان خدمات به دستگاه‌های اجرایی ایجاد می‌کند، می‌توانیم مناقصه بنامیم. به عبارت دیگر، ماهیت مناقصه ورود به یک رقابت با نظام مشخص حقوقی – مالی و فنی است. باید به این موضوع توجه کرد که دستگاه‌های اجرایی و دولتی ناگزیرند برای تامین کالا یا خدمت مورد نیاز خود به این شیوه متوسل شوند و قوانین و مقررات مختلف مبنی بر الزام آنان به برگزاری مناقصه وضع شده است؛ اما این دلیلی بر انحصار استفاده از شیوه مناقصه برای سایر اشخاص حقوقی غیر دولتی و بخش خصوصی نیست. نهادهای مختلف بخش خصوصی نیز می‌توانند جهت تأمین کالا و خدمت مورد نیاز خود با کیفیتی مطلوب از این شیوه –مناقصه- استفاده کنند.
قوانین حاکم
قانون برگزاری مناقصات مهم‌ترین قانون در این زمینه است، همچنین «آیین‌نامه اجرایی نظام مستندسازی و اطلاع‌رسانی مناقصات»، «آیین‌نامه خرید خدمات مشاوره»، «آیین‌نامه اجرایی بند (ج) ماده 12 قانون برگزاری مناقصات»، «آیین‌نامه اجرایی بند الف ماده 26 قانون برگزاری مناقصات» از جمله مقرراتی است که در کنار قانون برگزاری مناقصات باید مورد توجه قرار بگیرد. مقررات مذکور درباره نحوه برگزاری مناقصه، اعلام نتایج و نحوه اعتراض به نتایج و همچنین مستندسازی و اطلاع‌رسانی درباره مراحل مختلف اجرای مناقصه ضوابطی را تعیین کرده اند.
برگزارکنندگان مناقصه
قاعدتا برگزارکنندگان مناقصات، نهادهای حکومتی هستند اما سوال اینجاست که آیا همه موسسات و شرکت‌های دولتی باید به برگزاری این مناقصات بپردازند؟ در پاسخ به این سوال باید گفت: به موجب قانون برگزاری مناقصات، وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها، موسسات و شرکت‌های دولتی موسسات انتفاعی وابسته به دولت، بانک‌ها، شرکت‌های بیمه دولتی، موسسات اعتباری دولتی، موسسات و نهادهای عمومی غیردولتی در مواردی که آن بنیادها و نهادها از بودجه کل کشور استفاده می‌کنند همچنین شورای نگهبان قانون اساسی، بنیادها و نهادهای انقلاب اسلامی دستگا‌ه‌ها و واحدهایی که شمول قانون بر آن‌ها با ذکر نام یا تصریح نام صورت می‌پذیرد، بایستی از طریق قانون برگزاری مناقصات و آیین‌نامه‌های مرتبط با آن اقدام به تأمین کالا یا خدمت مورد تقاضای خود کنند. قانون در فرآیند مناقصه علاوه بر تأمین کیفیت مطلوب در فضای رقابتی، به دنبال آن است تا دولت قرارداد را با شخصی که کمترین قیمت متناسب را پیشنهاد کرده است، منعقد کند.
مناقصه مجرایی برای دیگر معاملات
مناقصه را باید شکلی برای انعقاد قرارداد دانست و نباید به آن اصالتا مفهوم قرارداد داد. معاملات به سه دسته کوچک، متوسط و بزرگ تقسیم می‌شوند. باید توجه کرد که اینکه چه معاملاتی باید از طریق مناقصه برگزار شوند، حسب آنکه معامله مزبور در کدامیک از دسته‌بندی معاملات به جهت قیمت معامله قرار گیرد، تعیین می‌شود. حد نصاب هر یک از معاملات توسط هیات وزیران تصویب و اعلام می‌شود که میزان آن در ابتدای هر سال توسط وزارت امور اقتصادی و دارایی بر اساس شاخص بهای کالاها و خدمات اعلام شده توسط بانک مرکزی، به هیات وزیران برای تصویب پیشنهاد می‌شود. دستگاه‌های اجرایی موظفند معاملات خود را از طریق مناقصه (جهت خرید) و مزایده (جهت فروش) انجام دهند.
برگزاری مناقصات
برگزاری مناقصه دارای تشریفات خاصی است. در یک دسته‌بندی کلی باید مناقصات را به مناقصه عمومی و مناقصه خصوصی تقسیم می‌کنند؛ وجه تمایز این دو در نحوه دعوت اشخاص برای شرکت در مناقصه است. در مناقصه عمومی، انجام مناقصه از طریق انتشار آگهی به اطلاع عموم مردم می‌رسد و اشخاص مختلف در صورت دارا بودن شرایط مندرج در آگهی می‌توانند در مناقصه شرکت کنند؛ اما در مناقصه محدود، انجام مناقصه با ارسال دعوتنامه به اشخاصی که مطابق مقررات قانونی صلاحیت شرکت در مناقصه را دارند، صورت می‌پذیرد. پس از اعلان مناقصه، چه از طریق انتشار آگهی و چه از طریق ارسال دعوتنامه، پیشنهادهای اشخاص ظرف مدتی که در اعلان مناقصه تعیین شده است، به محلی که در آگهی مشخص شده ارسال می‌شود.
به طور خلاصه، فرآیند انجام مناقصه صرف نظر از جزییات آن حداقل دارای هفت مرحله است. تامین منابع مالی را باید اولین مرحله دانست که در این مرحله مناقصه‌گزار میزان بودجه لازم برای خرید کالا یا خدمات مدنظر را تعیین و تأمین کند. در گام بعدی و دومین مرحله نوع مناقصه تعیین می‌شود. به عنوان مثال در معاملات بزرگ، عمومی یا محدود بودن مناقصه و همچنین یک مرحله‌ای یا دو مرحله‌ای بودن آن توسط مناقصه‌گزار مشخص می‌شود. تهیه اسناد مناقصه سومین گامی است که در روند اجرای مناقصه برداشته می‌شود. در این مرحله مناقصه‌گزار، فرم‌های مربوط به پیشنهادهای فنی و مالی را طراحی می‌کند تا برای تکمیل اسناد مذکور در اختیار مناقصه‌گران قرار داده شود. مرحله چهارم به ارزیابی کیفی مناقصه‌گران اختصاص دارد. این مرحله در صورتی که مناقصه‌گزار ضرورت و مصلحت بداند که توان انجام تعهدات مناقصه‌گران را بررسی کند، صورت می‌پذیرد. مرحله پنجم، فراخوان مناقصه است. در این مرحله مناقصه‌گران از طریق انتشار آگهی یا ارسال دعوتنامه برای شرکت در مناقصه دعوت می‌شوند.
در مرحله ششم ارزیابی پیشنهادها انجام می‌شود؛ ارزیابی فنی، مالی و شکلی اسناد و پیشنهادهای مناقصه‌گران مطابق مقررات قانونی توسط کمیته‌ها و کمیسیون مناقصه مرتبط صورت می‌پذیرد. مرحله هفتم و نهایی برگزاری مناقصات و تعیین برنده مناقصه و انعقاد قرارداد است.
هنگام ارزیابی مالی، مناقصه‌گری که مناسب‌ترین قیمت را پیشنهاد کرده باشد به عنوان برنده اول اعلام می‌شود برنده دوم نیز در صورتی اعلام می‌شود که تفاوت قیمت پیشنهادی وی با برنده اول کمتر از مبلغ تضمین شرکت در مناقصه نباشد. علت اعلام برنده دوم آن است که چنانچه برنده اول از انعقاد قرارداد امتناع کند یا ضمانت مرتبط با انجام تعهدات قرارداد را ارایه نکند با برنده دوم مناقصه قرارداد منعقد شود.
ارزیابی پیشنهادهای شرکت‌کنندگان
اما بعد از برگزاری مناقصات نوبت به تصمیم‌گیری می‌رسد. فرقی نمی‌کند که مناقصه عمومی باشد یا خصوصی، ما می‌توانیم آن را بر اساس اینکه در آن نیازی به ارزیابی فنی پیشنهادهای شرکت‌کنندگان از نظر مناقصه‌گزار وجود داشته باشد یا خیر، به دو نوع مناقصه یک مرحله‌ای و مناقصه دو مرحله‌ای تقسیم کنیم. در مناقصات یک مرحله‌ای به تشخیص مناقصه‌گزار نیازی به ارزیابی فنی پیشنهادها نیست؛ اما در مناقصات دومرحله‌ای، پیشنهادها باید به لحاظ فنی بررسی شود. در ارزیابی فنی پیشنهادها باید مشخصات، استانداردها، کارایی و سایر ویژگی‌های فنی بررسی و ارزیابی شود تا پیشنهادهای قابل قبول انتخاب شوند. پیشنهادهای مناقصه‌گران علاوه بر ارزیابی فنی، به لحاظ مالی و شکلی نیز بررسی می‌شوند تا مناسب‌ترین پیشنهاد به لحاظ قیمت اعلام شود.
رسیدگی به اعتراضات
یکی از مهم‌ترین مراحلی که در برگزاری مناقصات وجود دارد رسیدگی به اعتراضات است. مخفی بودن بخشی از مراحل برگزاری مناقصات باعث شده است که گاه اعتراضاتی در این خصوص وجود داشته باشد. رسیدگی عادلانه به این اعتراضات می‌تواند نگاه مثبتی را به فعالیت موسسه دولتی به وجود آورد. هرگاه هر یک از مناقصه‌گران نسبت به اجرا نشدن مقررات قانونی در مناقصات اعتراض داشته باشد می‌تواند به رییس دستگاه مناقصه‌گزار شکایت کند که در این صورت مناقصه‌گزار موظف است ظرف 15 روز کاری از تاریخ دریافت شکایت، رسیدگی‌های لازم را انجام دهد و در صورت وارد دانستن اعتراض، مطابق مقررات مربوطه اقدام کند و در صورتی که شکایت را وارد تشخیص ندهد، جوابیه لازم را به شاکی اعلام کند. در صورت عدم پذیرش جوابیه دستگاه مناقصه‌گزار توسط شاکی، هیئت رسیدگی به شکایات موضوع را بررسی و رأی قطعی را اعلام می‌کند.
ارزیابی قوانین
پیش از این به بررسی جزییات قوانین و مقررات مربوط به مناقصات پرداختیم و بایدها و نبایدهای قانون را مورد بررسی قرار دادیم. اما باید دید از منظر و نگاه کلی قوانین و مقررات این حوزه چه وضعی دارد. یکی از ایرادهایی که به مقررات این حوزه وارد است این است که حجم این مواد و آیین‌نامه‌ها و مقررات مرتبط با آن به قدری زیاد است که نیازمند متخصصان حقوقی و مالی برای بخش‌ها و مراحل مختلف اجرایی آن است؛ امری که موجب شده است تا دستگاه‌های اجرایی بخش مناقصات خود را به صورت مستقل از هر یک از بخش‌های حقوقی و مالی خود قرار دهند تا به صورت تمام‌وقت مسایل مرتبط با مناقصات دستگاه مربوط را رسیدگی کنند.
این پیچیدگی با این راهکار تا حدودی رفع شده است. اما در خصوص شرکت‌هایی که به عنوان مناقصه‌گر قصد شرکت در مناقصات را دارند؛ چون غالباً به لحاظ فنی تخصص دارند و معمولا به متخصصان حقوقی و مالی متخصص در این زمینه برای تکمیل اسناد و پیشنهادهای خود برای شرکت در مناقصه دسترسی ندارند، به لحاظ ناآشنایی با مقررات پیچیده حقوقی و مالی مرتبط، با وجود برخورداری از توان فنی در مناقصات پیروز نمی‌شوند و نتیجه آن شده که عملاً در مناقصات مختلف دستگاه‌های اجرایی، شرکت‌های معدودی در یک موضوع یکسان همواره به مرحله آخر رقابت در مناقصه راه می‌یابند.
